Fråga en nytillträdd styrelse var föreningens senaste leverantörsavtal finns, så får du ofta samma svar: "Det har nog den förra ordföranden." Bostadsrättsföreningar lever länge, men styrelser byts ut med jämna mellanrum. Varje skifte är ett tillfälle då kunskap och dokument riskerar att försvinna.
Föreningens minne hör inte hemma i en mejlkorg
Stadgar, årsredovisningar, stämmoprotokoll, besiktningar, garantier och avtal – det är det som beskriver föreningens åtaganden och historik. Ändå hamnar de alltför ofta i en privat inkorg, en USB-sticka eller en pärm i ett förråd. Det fungerar tills den person som hade koll kliver av.
I Onio samlas dokumenten på ett ställe som tillhör föreningen, inte en enskild person. De följer med föreningen över tid – inte med den som råkade sitta som sekreterare det året.
Sökbart, inte bara sparat
Att spara ett dokument är enkelt. Att hitta rätt rad i rätt avtal tre år senare är inte det. Onio läser igenom innehållet i de dokument som laddas upp, så att informationen blir sökbar i stället för bortglömd. I stället för att bläddra igenom hundra sidor kan ni ställa en fråga och få svar med hänvisning till källan.
Det är här en samlad plattform skiljer sig från en mappstruktur: dokumenten blir inte bara arkiverade, de blir användbara.
Trygghet som inte bygger på en enda person
Allt som läggs in är spårbart, och tillgången är knuten till föreningen. När styrelsen byts ut behöver ingen leta efter den gamla ordförandens dator. Nästa styrelse börjar inte om från noll – de tar vid där den förra slutade.
Det är så det borde fungera. Föreningens minne ska överleva varje stämma.